Wappy Web

De eerste module is "klanten". Uw klantenfiche goed invullen is belangrijk. Zo kan u op de werkbon, bij het selecteren van de klant, de juiste contactgegvens doorsturen.

Om een klant aan te maken klikt u op het 'plusje' bovenaan in de module. U vult de klantengegevens aan. 

Er is geen knop voorzien om uw instellingen op te slaan. Door te navigeren naar het klantenoverzicht of door te klikken op 'vorige' worden de nieuwe gegevens automatisch opgeslaan.

Wanneer de klant is aangemaakt kan u een project aanmaken, bijvoorbeeld 'schilderwerken gevel'. In het projectoverzicht voegt u ,ook door op het plusje te klikken, een project toe. U koppelt de klant die u net heeft aangemaakt met dit project. 

Om uw artikels te kunnen gebruiken in Wappy is het belangrijk om deze op voorhand correct toe te voegen. Bij de module artikels kan u er toevoegen door op het 'plusje' bovenaan te klikken.

Bij het invullen van de artikelfiche is het belangrijk om zowel een kostprijs als verkoopprijs in te geven. Indien u koppelt met uw administratiesoftware is deze informatie nuttig om nacaculatie te doen. 

Het toevoegen van een foto is nuttig. Wanneer de werknemers in de app hun gebruikte materiaal registreren, kunnen ze aan de hand van de foto zeker zijn dat het over het juiste artikel gaat.

Om een type arbeid toe te voegen maakt u ook gebruik van de module 'artikels'. Als u bijvoorbeeld een schildersbedrijf runt en u wordt betaald per uur er geschilderd wordt, dan kan u als artikel 'arbeid schilderen' toevoegen. Het is aan te raden om bij de naam van het artikel 'arbeid' bij te schrijven, zo weet u snel in het overzicht terug te vinden wat een artikel is en wat een arbeid. Door het aanvinken van 'uurcode' in de eerste kolom bevestigt u dat het artikel een type arbeid is.

In deze stap vult u de werknemers aan die met Wappy werken. Een belangrijke stap is het aanvullen van het uurtarief van de werknemer, dit om achteraf bij de werkbon-evaluatie de kosten van uw werknemers in kaart te kunnen brengen.

Het is belangrijk dat de werknemersfiches gekoppeld worden met het juiste account. Hiervoor klikt u rechtsbovenaan op uw profiel en klikt u door naar 'gebruikers'. U klikt het gebruikers-account aan van de werknemer. Bij 'profiel gegevens' staat er als derde optie 'werknemer: kies een werknemer'. Hier koppelt u de zopas aangemaakt werknemersfiche met juiste werknemer.

Vanuit de webversie van Wappy kan u heel wat instellingen beheren voor de app. 

Rechtsbovenaan ziet u uw eigen profielnaam staan.  Klik hier op om naar de instellingen te navigeren.
In de linkerkolom ziet u 'werkbons' staan. Eenmaal de instellingen van deze module geopend zijn, kan u de Wappy-instellingen in het kader aanpassen.

• Rechstreeks werkbon naar klant versturen: Wanneer de app-gebruiker op 'versturen' klikt, dan wordt de werkbon-PDF niet alleen aangemaakt in de webversie, maar wordt dit ook onmiddellijk doorgestuurd naar de eindklant.
• Projecten/klanten kunnen opzoeken: wanneer u deze functie activeert laat u toe dat app gebruikers bij aanmaak van een werkbon kunnen zoeken op alle projecten/klanten.
• Ingave pauze: hierbij laat u toe dat er een pauze kan geregistreerd worden bij tijdsregistratie.
• Ingave tijdstip start/stop: het start- & einduur kan manueel ingevuld worden.
• Minuten interval: tot op de hoeveel minuten wenst u het uurtarief bij te houden? U kan eventueel een vast interval van 10 minuten instellen waardoor u meer kan afronden.
• Aantal dag in het verleden/toekomst dat de planning zichtbaar is: het aantal dagen in de toekomst/verleden dat u kan zien welke taken er gepland zijn.
• Aantal dagen in het verleden dat voltooide werkbons zichtbaar zijn: het aantal dagen in het verleden dat een verzonden werkbon zichtbaar is.

Nu deze stappen zijn uitgevoerd bent u klaar om uw eerste werkbonplanning op te maken. Daarvoor maakt u gebruik van de module dagplanning. 

U klikt een tijdstip aan in de planning waarvoor u een werkbon-fiche wenst aan te maken. Er opent een venster om de werkbon informatie aan te vullen.

Het is heel belangrijk om de klant en het juiste project aan te duiden. Hierdoor zal de gebruiker van de app de contactgegevens zoals telefoonnummer, locatie en andere van de klant terugvinden. En dit is natuurlijk heel belangrijk om bij bij nood of vragen iemand te kunnen contacteren.

Het planning item kan u voor meerdere gebruikers aanvullen, alle gebruikers krijgen in dit geval dezelfde informatie te zien in hun app.

Door het toevoegen van items kan u materiaal toevoegen die de werknemer nodig heeft op de werf/werkplaats. Zo weet de werknemer voor het starten van de dag welke benodigdheden hij/zij zeker moeten meenemen.

Om extra informatie/taken toe te voegen gaat u naar 'detail'. Hier krijgt u tekstruimte die in de app te zien zal zijn. Bij 'bestanden' kan u extra documenten meesturen zoals plannen, certificaten, ...

Om op te slaan navigeert u terug naar de dagplanning. Nu is de werkbon ook beschikbaar in de app van de gebruikers. Nu is het aan hen om de werkbon nauwkeurig in te vullen op werf/werkplaats. 

Wanneer de werkbon wordt verstuurd vanuit de app, is de informatie beschikbaar op de webversie. De informatie kan gebruikt worden voor uw verdere bewerkingen en analyses. Selecteer de tab 'analyse' en u krijgt een analyse over uw werkbons heen. De zoekbalk bovenaan kan u gebruiken om de analyses te verfijnen: u kan bijvoorbeeld zoeken op klantnaam, zoeken op een periode '>01/12/2019 <31/12/2019' (van 1 t.e.m. 31 december).

Voor het aanmaken van een PDF van de werkbon doet u het volgende: u selecteert de werkbon waarvan u een PDF wilt maken. In de werkbonfiche bovenaan kan u een PDF-tekentje terugvinden. Als u daar op klikt zal er een PDF-document weergegeven worden.